قرارداد باشگاه با سازمان یعنی یک شرکت یا اداره، استفاده کارکنان و گاهی خانواده‌هایشان از باشگاه را با شرایط مشخص خریداری می‌کند. برای اینکه این قرارداد سودآور بماند، باید پیش از امضا ظرفیت و سانس را بسنجید، بندهای قرارداد را دقیق بنویسید و بعد از امضا، ورود هر فرد را با سقف قرارداد کنترل کنید. چک‌لیست زیر این مسیر را از مذاکره تا گزارش ماهانه پوشش می‌دهد.
- پیش از مذاکره، ظرفیت خالی سانس‌ها را با عدد بدانید.
- مدل قرارداد را روشن کنید: سرانه ثابت، جلسه‌ای یا تخفیف کارمندی.
- تکلیف وابستگان، سقف جلسات و جایگزینی افراد را در قرارداد بنویسید.
- ورود هر فرد را با فهرست سازمان و سقف قرارداد تطبیق دهید.
- گزارش ماهانه حضور را منظم به سازمان بدهید؛ همین گزارش، تمدید قرارداد را آسان می‌کند.
پیش از مذاکره: آمادگی باشگاه
ظرفیت و سانس
- شلوغ‌ترین و خلوت‌ترین سانس‌های باشگاه را از گزارش تردد درآورده‌ایم. گزارش خلاصه و ریز تردد در همه نسخه‌های مدالیون هست.
- می‌دانیم چند عضو جدید را بدون شلوغ شدن سانس‌های پرتردد می‌توانیم بپذیریم.
- تصمیم گرفته‌ایم اعضای سازمانی را به سانس‌های خلوت هدایت کنیم یا محدودیتی نگذاریم.
- ظرفیت نسخه نرم‌افزار را بررسی کرده‌ایم. اگر قرارداد چند ده نفر را اضافه می‌کند، ممکن است لازم باشد ظرفیت را با پک ۵۰ نفره بالا ببریم.
قیمت‌گذاری
- قیمت هر نفر را با شهریه عادی مقایسه کرده‌ایم و می‌دانیم تا چه حد تخفیف برایمان سودآور است.
- هزینه خدمات جانبی، مثل کمد، برنامه تمرینی یا کلاس‌های گروهی، را جدا حساب کرده‌ایم تا ببینیم داخل قرارداد است یا خارج آن.
- شرایط پرداخت را مشخص کرده‌ایم: پیش‌پرداخت، ماهانه یا پایان دوره.
انتخاب مدل قرارداد
- سرانه ثابت: سازمان به ازای هر نفر مبلغ ثابتی می‌دهد و فرد در طول دوره بدون محدودیت جلسه می‌آید. ساده است، ولی اگر همه زیاد بیایند، سانس‌ها شلوغ میشوند.
- جلسه‌ای: سازمان تعدادی جلسه می‌خرد و هر ورود از اعتبار کم میشود. ثبت‌نام اعتباری بر اساس تعداد دفعات مراجعه در همه نسخه‌های مدالیون هست.
- تخفیف کارمندی: سازمان پولی نمی‌دهد و فقط کارکنانش با تخفیف ثبت‌نام می‌کنند. تعریف تخفیف پارامتریک، مثلاً تخفیف کارمندی، از نسخه پایه وجود دارد.
- مدل انتخاب‌شده را با مسئول رفاهی سازمان مرور کرده‌ایم و هر دو طرف یک برداشت از آن داریم.
بندهایی که باید در قرارداد بیاید
قرارداد مبهم، بعد از سه ماه به اختلاف می‌رسد. این بندها را صریح بنویسید:
افراد مشمول
- چه کسانی مشمول‌اند: فقط کارکنان رسمی، کارکنان قراردادی یا وابستگان هم؟
- اگر وابستگان مشمول‌اند، دقیقاً چه کسانی: همسر، فرزندان، تا چه سنی؟
- اگر کارمندی از سازمان جدا شد یا کارمند جدیدی آمد، فهرست چطور و با چه مهلتی به‌روز میشود؟
سقف و زمان
- سقف جلسات ماهانه هر نفر، اگر وجود دارد.
- سانس‌ها یا روزهای مجاز.
- مدت قرارداد و شرایط تمدید یا فسخ.
خدمات و مسئولیت‌ها
- کدام خدمات شامل قرارداد است و کدام جداگانه پرداخت میشود.
- بیمه ورزشی بر عهده چه کسی است. کارت بیمه ورزشی را فدراسیون پزشکی ورزشی صادر می‌کند و اعتبارش یک‌ساله است؛ تکلیف صدور و تمدید آن را در قرارداد روشن کنید.
- گزارش حضور با چه دوره‌ای و به چه کسی تحویل داده میشود.
فرم قرارداد
- فرم قرارداد را با لوگو و مشخصات باشگاه آماده کرده‌ایم. در مدالیون، صدور و چاپ فرم قرارداد برای انعقاد قرارداد با شرکت‌ها و سازمان‌ها در نسخه جامع آمده است.
- یک نسخه امضاشده قرارداد را در پرونده باشگاه نگه داشته‌ایم.
قرارداد سازمانی و اعضای وابسته را روی نرم‌افزار ببینید. امکانات قرارداد و اعضای قراردادی در صفحه مدالیون آمده است.
ثبت اعضای سازمانی در نرم‌افزار
بعد از امضا، کیفیت ثبت اولیه تعیین می‌کند کنترل ورود و گزارش ماهانه چقدر دقیق باشد. اگر پرونده‌ها با عجله و ناقص ساخته شوند، تا پایان قرارداد همان خطاها در هر گزارشی تکرار میشوند.
تشکیل پرونده‌ها
- فهرست رسمی کارکنان و وابستگان را از سازمان، به‌صورت فایل، گرفته‌ایم؛ نه شفاهی.
- برای هر نفر پرونده الکترونیکی با عکس تشکیل داده‌ایم. پرونده الکترونیکی با عکس وب‌کم در همه نسخهها هست.
- اعضای سازمانی را به‌عنوان عضو قراردادی ثبت کرده‌ایم و وابستگان را به عضو اصلی وصل کرده‌ایم. ثبت، ویرایش و حذف اطلاعات اعضای قراردادی، آزاد و وابستگان از نسخه پیشرفته وجود دارد.
- تاریخ انقضای عضویت همه اعضای سازمانی را با تاریخ پایان قرارداد یکی کرده‌ایم.
دسترسی و کنترل
- فقط کاربرانی که مسئول قرارداد سازمانی‌اند، اجازه تغییر پرونده‌های قراردادی را دارند. تعیین سطوح دسترسی از نسخه پیشرفته آمده است.
- برای افرادی که از فهرست سازمان حذف میشوند، روال غیرفعال‌سازی مشخص کرده‌ایم.
کنترل ورود اعضای سازمانی
کنترل ورود، جایی است که سقف‌ها و شرایط قرارداد واقعاً اجرا میشوند. اگر پذیرش نتواند در لحظه ورود ببیند فرد مشمول قرارداد هست یا نه، بندهای قرارداد فقط روی کاغذ می‌مانند و اختلاف بر سر صورت‌حساب پایان ماه قطعی است.
- هنگام ورود، تصویر و مشخصات عضو روی صفحه پذیرش نمایش داده میشود تا کارت یک کارمند را فرد دیگری استفاده نکند. این امکان در همه نسخهها هست.
- برای قرارداد جلسه‌ای، تعداد جلسات باقی‌مانده هر نفر را کنترل می‌کنیم. در نسخه جامع، وضعیت شارژ و جلسات باقی‌مانده هنگام ورود با صدا اعلام میشود.
- اگر سانس‌های مجاز محدود است، پذیرش جدول آن را دارد و ورود خارج از سانس را ثبت و گزارش می‌کند.
- اگر باشگاه گیت دارد و می‌خواهیم ورود غیرمجاز را خود گیت متوقف کند، فرمان نرم‌افزاری گیت در نسخه جامع آمده است. جزئیات در چک‌لیست کنترل گیت و ورود اعضا آمده است.
- اگر سازمان در چند شهر یا محله کارمند دارد و باشگاه چند شعبه است، به کنترل تردد چندشعبه‌ای با گزارش مرکزی فکر کرده‌ایم. این امکان در نسخه جامع است.
گزارش ماهانه و تمدید قرارداد
گزارش به سازمان
- هر ماه تعداد افراد فعال، تعداد کل جلسات و میانگین حضور هر نفر را درآورده‌ایم.
- گزارش را با خروجی Excel یا PDF برای مسئول رفاهی سازمان فرستاده‌ایم. خروجی Excel، Word و PDF در همه نسخهها هست.
- اگر قرارداد جلسه‌ای است، گزارش جلسات مصرف‌شده را پیش از صدور صورت‌حساب به تأیید سازمان رسانده‌ایم.
گزارش داخلی
- درآمد قرارداد را جدا از درآمد اعضای عادی دیده‌ایم. گزارش مالی درآمد و هزینه از نسخه پایه وجود دارد.
- بررسی کرده‌ایم اعضای سازمانی سانس‌های پرتردد را شلوغ کرده‌اند یا نه.
تمدید
- یک ماه پیش از پایان قرارداد، گزارش کل دوره را برای سازمان فرستاده‌ایم.
- شرایط دوره بعد را بر اساس حضور واقعی پیشنهاد داده‌ایم؛ مثلاً اگر حضور کم بوده، مدل جلسه‌ای را پیشنهاد می‌کنیم.
نکته‌هایی که قرارداد را سالم نگه می‌دارد
عدد را مبنای مذاکره کنید. سازمانی که گزارش منظم حضور دریافت می‌کند، به ارزش قرارداد اطمینان دارد و تمدید را راحت‌تر تأیید می‌کند. باشگاهی که گزارش نمی‌دهد، در تمدید فقط بر سر قیمت مذاکره می‌کند.
فهرست را منظم به‌روز کنید. بیشترین اختلاف قراردادهای سازمانی بر سر افرادی است که از سازمان رفته‌اند ولی هنوز به باشگاه می‌آیند. یک روز مشخص در ماه را برای دریافت فهرست به‌روز از سازمان تعیین کنید.
وابستگان را جدی بگیرید. وابستگان معمولاً بیشتر از خود کارمندان می‌آیند. اگر وابستگان مشمول‌اند، سقف آنها را جدا بنویسید.
قرارداد را با یک سازمان کوچک امتحان کنید. اگر اولین قرارداد سازمانی باشگاه است، با سازمانی شروع کنید که تعداد کارکنانش کم است. یک دوره سه‌ماهه کافی است تا ببینید روال ثبت، کنترل ورود و گزارش ماهانه چقدر وقت پذیرش را می‌گیرد و کجا گیر دارد. بعد با تجربه همین دوره، قرارداد بزرگ‌تر را ببندید.
هزینه پنهان را حساب کنید. قرارداد سازمانی فقط تخفیف شهریه نیست. وقت پذیرش برای ثبت پرونده‌ها، پیگیری فهرست‌ها، تهیه گزارش ماهانه و پاسخ به تماس‌های مسئول رفاهی هم هزینه دارد. اگر این وقت را در قیمت هر نفر نبینید، قراردادی که روی کاغذ سودآور است، در عمل ضرر می‌دهد.
یک نفر را مسئول قرارداد کنید. وقتی هر کسی در پذیرش به سؤال‌های سازمان جواب می‌دهد، پاسخ‌ها متناقض میشوند. یک نفر مشخص، هم مسئول به‌روز کردن فهرست باشد و هم مسئول ارسال گزارش.
جمع‌بندی
قرارداد سازمانی برای باشگاه، فرصت پر کردن سانس‌های خلوت و درآمد قابل پیش‌بینی است، به شرطی که ظرفیت را پیش از امضا بسنجید، بندها را صریح بنویسید و ورود و گزارش را منظم اجرا کنید. اگر قرارداد سازمانی بخش مهمی از برنامه رشد شماست، نسخه جامع مدالیون که فرم قرارداد سازمانی و کنترل چندشعبه را دارد، گزینه اصلی است. برای ثبت اعضای قراردادی و وابستگان، نسخه پیشرفته هم کافی است.
برای مقایسه کامل نسخهها، مقایسه نسخه‌های مدالیون را ببینید. برای دیدن قیمت نسخهها به صفحه قیمت‌ها سر بزنید یا اگر قرارداد سازمانی پیش رو دارید، با ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید تا روند ثبت و کنترل را با هم مرور کنیم.
منابع
- فدراسیون پزشکی ورزشی، سرانه یک‌ساله بیمه ورزشی: https://www.ifsm.ir/news/67746/
- سامانه بیمه ورزشی فدراسیون پزشکی ورزشی: https://insurance.ifsm.ir/
سوالات پرتکرار درباره این موضوع
همین سناریوها را روی داده واقعی مجموعه خودتان در دمو ببینید
کارشناسان آی‌تی‌پردازسافت آماده‌اند تا سوالات شما را بررسی کنند و نسخه متناسب با الگوی کاری شما را نمایش دهند.
