نرمافزار مدیریت باشگاه بدنسازی باید سه کار را بی‌خطا انجام دهد: عضو را درست ثبت کند، فقط به کسی که شهریه‌اش معتبر است اجازه ورود بدهد و پیش از تمام شدن عضویت، پذیرش را خبر کند. اگر نرم‌افزاری این سه کار را خوب انجام ندهد، امکانات دیگرش هم کمکی نمی‌کند. در ادامه، مسیر انتخاب را قدم‌به‌قدم مرور می‌کنیم و نشان می‌دهیم هر نیاز در کدام نسخه مدالیون پوشش داده شده است.
- پیش از دیدن هر دمو، روند فعلی پذیرش، شهریه و ورود اعضا را روی کاغذ بیاورید.
- مدل عضویت باشگاه (زمانی یا جلسه‌ای) و روش کنترل ورود، بیشترین اثر را در انتخاب دارند.
- گزارش روزانه تمدید شهریه و بیمه، جلوی بخش بزرگی از درآمد ازدست‌رفته را می‌گیرد.
- ظرفیت ورزشکار، تعداد کاربر و تعداد دستگاه تردد را با برنامه دو سال آینده بسنجید، نه با وضع امروز.
گام ۱: روند فعلی باشگاه را روی کاغذ بیاورید
بیشتر خریدهای ناموفق از اینجا شروع می‌شوند که مدیر باشگاه فهرست امکانات را با هم مقایسه می‌کند، نه کار روزانه پذیرش را. پیش از هر تماس با فروشنده، یک روز معمولی باشگاه را از صبح تا شب بنویسید:
- عضو جدید چطور ثبت‌نام می‌کند و چه اطلاعاتی از او می‌گیرید؟ عکس، شماره تماس، سابقه پزشکی، رشته و سانس؟
- شهریه چطور گرفته میشود و رسید آن چه شکلی است؟
- در ورودی چه کسی و با چه ابزاری عضو را کنترل می‌کند؟
- پایان ماه، چه کسی و چطور می‌فهمد چند نفر تمدید نکرده‌اند؟
- مربی‌ها چطور به کلاس‌ها وصل می‌شوند و حق‌الزحمه‌شان چطور حساب میشود؟
پاسخ این پرسش‌ها، معیار شما در جلسه دمو میشود. اگر فروشنده نتواند روی سیستم نشان دهد که همین روند در نرم‌افزارش چطور اجرا میشود، فهرست امکانات بلندش به کارتان نمی‌آید.
گام ۲: مدل عضویت را مشخص کنید؛ زمانی یا جلسه‌ای
باشگاه‌های بدنسازی معمولاً یکی از دو مدل را دارند یا هر دو را با هم اجرا می‌کنند:
1. عضویت زمانی (انقضایی): عضو برای یک بازه مشخص، مثلاً یک ماه یا سه ماه، شهریه می‌دهد و تا تاریخ انقضا هر روز می‌تواند بیاید. 2. عضویت جلسه‌ای (اعتباری): عضو مثلاً دوازده جلسه می‌خرد و با هر ورود یک جلسه از اعتبارش کم میشود.
مدالیون در همه نسخه‌ها ثبت‌نام بر اساس تاریخ انقضا و ثبت‌نام اعتباری بر اساس تعداد دفعات مراجعه را دارد؛ پس از این نظر، حتی نسخه الیت هم کم نمی‌آورد. تفاوت در جزئیات است: اعلام صوتی نام و وضعیت ورود و خروج از نسخه پیشرفته اضافه میشود و در نسخه جامع، دستگاه هنگام ورود، وضعیت شارژ و تعداد جلسات باقی‌مانده را هم با صدا اعلام می‌کند. این قابلیت برای باشگاه‌های شلوغ که پذیرش وقت پاسخ دادن به سؤال «چند جلسه دیگر دارم؟» را ندارد، کاملاً محسوس است.
اگر تخفیف‌های گروهی دارید، مثلاً برای کودکان، دانش‌آموزان، دانشجویان یا کارمندان، بدانید که تعریف تخفیف پارامتریک از نسخه پایه به بعد در مدالیون آمده است. داشتن این قابلیت یعنی پذیرش لازم نیست هر بار مبلغ تخفیف را دستی حساب کند.
گام ۳: روش کنترل ورود را از همین حالا انتخاب کنید
کنترل ورود جایی است که نرمافزار و سخت‌افزار به هم می‌رسند و بیشترین خطاها هم همین‌جا رخ می‌دهد. سه سطح رایج را در نظر بگیرید:
1. کنترل با چشم پذیرش: عضو کارت یا شماره‌اش را می‌دهد و پذیرش روی صفحه، عکس و وضعیت عضویت را می‌بیند. همه نسخه‌های مدالیون هنگام ثبت تردد، تصویر و مشخصات عضو را نمایش می‌دهند و به کارت‌خوان وصل می‌شوند. 2. کنترل با دستگاه تردد: عضو کارت می‌زند یا با دستگاه احراز هویت میشود و تردد بدون دخالت دست ثبت میشود. نسخه‌های الیت و پایه به یک دستگاه تردد و نسخه‌های پیشرفته و جامع به دو دستگاه وصل می‌شوند؛ پس اگر دو ورودی یا دو سالن جدا دارید، این عدد برایتان مهم است. 3. کنترل با گیت یا راهبند: فرمان نرم‌افزاری باز و بسته کردن گیت، درب یا راهبند فقط در نسخه جامع آمده است. اگر می‌خواهید گیت فقط برای عضو معتبر باز شود، این نکته نسخه را تقریباً برایتان قطعی می‌کند.
در نسخه جامع، امکان نمایش تصویر و مشخصات ورزشکار روی مانیتور دوم هم وجود دارد؛ مثلاً یک نمایشگر رو به ورودی که عضو هنگام ورود، مشخصات خودش را ببیند. جزئیات اجرای گیت را در چک‌لیست کنترل گیت و ورود اعضا مفصل‌تر نوشته‌ایم.
می‌خواهید روند پذیرش باشگاه‌تان را روی نرمافزار واقعی ببینید؟ در صفحه مدالیون امکانات هر نسخه آمده است و می‌توانید از همان‌جا جلسه نمایش رایگان بگیرید.
گام ۴: تمدید شهریه را خودکار کنید، نه فقط ثبت
بیشتر باشگاه‌ها شهریه را ثبت می‌کنند، ولی پیگیری تمدید را به حافظه پذیرش می‌سپارند. نتیجه معمولاً این است که عضوی که عضویتش تمام شده، چند هفته بی‌صدا نمی‌آید و بعد دیگر برنمی‌گردد. هنگام انتخاب نرمافزار، این سه سطح پیگیری را جدا بسنجید:
1. نمایش اعضای نیازمند تمدید: فهرستی که پذیرش هر وقت بخواهد می‌بیند. این امکان در همه نسخه‌های مدالیون هست. 2. گزارش روزانه خودکار: گزارشی که در آغاز روز کاری، بدون درخواست کاربر، تمدیدهای شهریه یا بیمه ورزشی اعضا را نشان می‌دهد. این گزارش از نسخه پایه به بعد وجود دارد. 3. محاسبه روزهای تأخیر پرداخت: نرمافزار برای اعضای فعال، تعداد روزهای تأخیر در پرداخت شهریه را خودکار حساب و نمایش می‌دهد. این امکان از نسخه پیشرفته اضافه میشود.
بیمه ورزشی را هم دست‌کم نگیرید. کارت بیمه ورزشی را فدراسیون پزشکی ورزشی صادر می‌کند و یک‌ساله است، پس هر عضو باید سالی یک بار آن را تمدید کند. اگر نرمافزار سررسید بیمه را کنار سررسید شهریه یادآوری کند، این کار هم در همان گفت‌وگوی تمدید انجام میشود. برای راهکارهای عملی کاهش ریزش، فهرست اقدامات تمدید شهریه را ببینید.
گام ۵: کلاس، مربی و پرونده عضو را بسنجید
باشگاه بدنسازی فقط سالن آزاد نیست. معمولاً کلاس‌های گروهی، سانس‌های جدا و چند مربی دارید. در دمو این موارد را بپرسید:
- تعداد کلاس: نسخه الیت یک کلاس، نسخه پایه پنج کلاس و نسخه‌های پیشرفته و جامع کلاس نامحدود دارند. اگر امروز سه کلاس دارید و قصد دارید ایروبیک یا کراس‌فیت اضافه کنید، به این عدد توجه کنید.
- تعریف مربی برای کلاس‌ها: در همه نسخه‌ها هست.
- پرونده الکترونیکی: در همه نسخه‌ها می‌توانید اطلاعات شخصی و ثبت‌نامی را ثبت کنید و عکس عضو را با وب‌کم بگیرید. ثبت اطلاعات پزشکی از نسخه پایه اضافه میشود.
- برنامه تمرینی و غذایی و سایزگیری: صدور برنامه غذایی به تفکیک وعده، تعریف حرکات و صدور برنامه تمرینی و ثبت سوابق سایزگیری از نسخه پیشرفته وجود دارد. محاسبه شاخص‌های بدنی، مانند وزن ایده‌آل و شاخص توده بدنی، در نسخه جامع آمده است.
- کمد رختکن: اختصاص کمد به صورت دوره‌ای یا شیفتی همراه با نمایش پر و خالی بودن کمدها از نسخه پیشرفته در دسترس است.
اگر باشگاه شما سانس بانوان و آقایان را جدا اجرا می‌کند، تفکیک سیستم برای آقایان و بانوان از نسخه پایه وجود دارد و برای باشگاه‌های دومنظوره، امکان تفکیک نرمافزار از نسخه پیشرفته اضافه میشود. اگر باشگاه شما دومنظوره است، در جلسه دمو تفکیک اعضا، سانس‌ها و دسترسی کارکنان را جداگانه امتحان کنید.
گام ۶: گزارش، دسترسی و ظرفیت؛ و بعد انتخاب نسخه
قدم آخر، نگاه به پشت صحنه است؛ بخشی که در روزهای اول به چشم نمی‌آید، ولی بعد از شش ماه مهم‌ترین بخش میشود.
گزارش‌ها. در همه نسخه‌ها گزارش خلاصه و ریز تردد و خروجی Excel، Word و PDF دارید. گزارش مالی درآمدها و هزینه‌ها از نسخه پایه و گزارش‌های جامع با وضعیت کیفیت تردد اعضا از نسخه پیشرفته اضافه میشود. گزارش کیفیت تردد به شما نشان می‌دهد کدام عضو کم‌کم کمتر می‌آید؛ همان کسی که احتمالاً تمدید نمی‌کند.
کاربران و دسترسی. نسخه الیت یک کاربر، پایه دو کاربر، پیشرفته چهار کاربر و جامع هفت کاربر دارد. اگر بیش از یک پذیرش، یک حسابدار و یک مدیر دارید، تعیین سطوح دسترسی برای بخش‌های مختلف برنامه، که از نسخه پیشرفته آمده، اهمیت پیدا می‌کند؛ مثلاً پذیرش نباید بتواند گزارش مالی را ببیند یا شهریه ثبت‌شده را حذف کند.
پشتیبان‌گیری. امکان تهیه نسخه پشتیبان از پایگاه داده و دیدن جزئیات آخرین پشتیبان از داخل برنامه در همه نسخه‌ها هست. در جلسه دمو بپرسید پشتیبان کجا ذخیره میشود و چه کسی مسئول بررسی آن است.
چندشعبه. اگر بیش از یک شعبه دارید یا قصد افتتاح شعبه دوم را دارید، کنترل تردد همزمان در چند سیستم و گزارش‌گیری در سیستم مرکزی از طریق شبکه، فقط در نسخه جامع است.
ظرفیت. ظرفیت ورزشکار در نسخه‌ها از ۵۰ تا ۳۰۰ نفر است و برای عبور از ظرفیت، میتوان پکهای ۵۰ نفره به نسخه اضافه کرد. یک قاعده ساده: تعداد اعضای فعال امروز را در یک‌ونیم ضرب کنید و نسخه‌ای را ببینید که با آن عدد جور است. جدول کامل تفاوت‌ها را در مقایسه نسخه‌های مدالیون آورده‌ایم.
برای جمع‌بندی گام‌ها، این جدول کمک می‌کند نیاز اصلی‌تان را به نقطه شروع مناسب وصل کنید:
| نیاز اصلی باشگاه | نقطه شروع پیشنهادی |
|---|---|
| باشگاه کوچک تا ۵۰ عضو، یک پذیرش و یک کلاس | الیت |
| تخفیف گروهی، گزارش مالی، تفکیک بانوان و آقایان | پایه |
| کمد، برنامه تمرینی و غذایی، اعلام صوتی، چند کاربر | پیشرفته |
| گیت یا راهبند، چند شعبه، قرارداد سازمانی، مانیتور دوم | جامع |
جمع‌بندی
نرمافزار مدیریت باشگاه بدنسازی را با روند واقعی باشگاه‌تان انتخاب کنید، نه با طول فهرست امکانات. اول مدل عضویت و روش کنترل ورود را مشخص کنید، بعد ببینید پیگیری تمدید در کدام سطح برایتان کافی است و در آخر ظرفیت، کاربر و دستگاه را با برنامه رشد باشگاه بسنجید. اگر این سه لایه روشن باشد، انتخاب بین چهار نسخه مدالیون معمولاً در یک جلسه دمو قطعی میشود.
برای دیدن روند ثبت‌نام تا تمدید روی داده‌های نمونه، درخواست دمو بدهید. اگر ترجیح می‌دهید اول درباره نسخه مناسب مشورت بگیرید، با شماره ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ یا ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید.
منابع
- فدراسیون پزشکی ورزشی، حق سرانه عضویت یک‌ساله بیمه ورزشی: https://www.ifsm.ir/news/67746/
- سامانه بیمه ورزشی فدراسیون پزشکی ورزشی: https://insurance.ifsm.ir/
سوالات پرتکرار درباره این موضوع
همین سناریوها را روی داده واقعی مجموعه خودتان در دمو ببینید
کارشناسان آی‌تی‌پردازسافت آماده‌اند تا سوالات شما را بررسی کنند و نسخه متناسب با الگوی کاری شما را نمایش دهند.
