باشگاهی که سانس یا سالن بانوان و آقایان را جدا اداره می‌کند، به نرم‌افزاری نیاز دارد که اعضا، سانس‌ها، مربی‌ها و گزارش‌های هر بخش را جدا نگه دارد، بدون اینکه مدیر مجبور شود دو سیستم جداگانه را اداره کند. اگر باشگاه فقط بانوان است، نیاز اصلی کمی فرق دارد و بیشتر به حریم خصوصی در ورود، کلاس‌های گروهی و دسترسی کارکنان برمی‌گردد. در ادامه، مسیر راه‌اندازی را در شش گام مرور می‌کنیم.
- اول مدل باشگاه را مشخص کنید: فقط بانوان، فقط آقایان، سانس‌بندی‌شده یا دو بخش جدا.
- تفکیک آقایان و بانوان در مدالیون از نسخه پایه و تفکیک نرمافزار برای باشگاه دومنظوره از نسخه پیشرفته آمده است.
- دسترسی کارکنان هر بخش را جدا کنید؛ همه نباید پرونده همه اعضا را ببینند.
- نمایش عکس هنگام ورود را با فضای پذیرش و انتظار اعضا هماهنگ کنید.
- گزارش درآمد و حضور هر بخش را جدا ببینید تا تصمیم‌های سانس‌بندی بر پایه عدد باشد.
گام ۱: مدل باشگاه را مشخص کنید
پیش از هر تنظیمی، روشن کنید باشگاه شما کدام یک از این چهار مدل است:
1. فقط بانوان یا فقط آقایان. همه اعضا از یک گروه‌اند و تفکیک جنسیتی در نرمافزار لازم نیست. انتخاب نسخه به ظرفیت و خدمات بستگی دارد. 2. سانس‌بندی‌شده در یک سالن. مثلاً صبح‌ها بانوان و عصرها آقایان. فضا مشترک است، ولی زمان‌ها جداست و ورود هر گروه باید به سانس خودش محدود شود. 3. دو بخش جدا در یک مجموعه. سالن، رختکن و گاهی ورودی جدا دارند، ولی مدیریت و حساب‌ها یکی است. 4. دو بخش با کارکنان جدا. هر بخش پذیرش و مربی خودش را دارد و حتی مدیر داخلی جدا.
هر چه از مدل اول به سمت مدل چهارم بروید، نیاز به تفکیک در نرمافزار بیشتر می‌شود. در مدالیون، تفکیک سیستم برای استفاده باشگاه توسط آقایان و بانوان از نسخه پایه وجود دارد. برای باشگاههای دومنظوره که می‌خواهند نرمافزار را برای زنان و مردان تفکیک کنند، این امکان از نسخه پیشرفته اضافه می‌شود.
گام ۲: اعضا و پرونده‌ها را تفکیک کنید
در باشگاه دومنظوره، پرونده هر عضو باید از همان ثبت‌نام به بخش خودش تعلق بگیرد. این کار سه فایده دارد: فهرست‌ها شلوغ نمی‌شوند، گزارش‌ها جدا درمی‌آیند و ورود هر عضو به سانس یا سالن خودش محدود می‌شود.
چند نکته در ثبت‌نام:
- اطلاعات پزشکی را، به‌خصوص برای بانوان باردار یا اعضای دارای آسیب‌دیدگی، با دقت و احترام ثبت کنید. ثبت اطلاعات پزشکی از نسخه پایه وجود دارد.
- پرونده الکترونیکی با عکس وب‌کم در همه نسخه‌ها هست. پیش از گرفتن عکس، به عضو توضیح دهید عکس فقط برای شناسایی هنگام ورود استفاده می‌شود.
- برای ثبت بیمه ورزشی، نام رشته و باشگاه محل فعالیت لازم است. این اطلاعات را در پرونده نگه دارید تا هنگام صدور یا تمدید کارت بیمه، دوباره پرسیده نشود.
گام ۳: دسترسی کارکنان را جدا کنید
در باشگاه بانوان یا بخش بانوان یک مجموعه، معمولاً انتظار این است که فقط کارکنان همان بخش به پرونده‌ها و عکس‌های اعضا دسترسی داشته باشند. این انتظار را جدی بگیرید.
- تعداد کاربر را بشمارید. نسخه الیت یک کاربر، پایه دو، پیشرفته چهار و جامع هفت کاربر دارد. اگر هر بخش پذیرش جدا دارد و مدیر و حسابدار هم با نرمافزار کار می‌کنند، دو کاربر کافی نیست.
- سطح دسترسی تعریف کنید. تعیین سطوح دسترسی برای بخش‌های مختلف برنامه از نسخه پیشرفته آمده است. با آن می‌توانید مشخص کنید پذیرش به چه بخش‌هایی دسترسی دارد و گزارش مالی فقط در اختیار مدیر باشد.
- یک کاربر مشترک نسازید. وقتی همه با یک نام کاربری کار می‌کنند، معلوم نیست چه کسی شهریه‌ای را حذف یا تاریخی را تغییر داده است.
تفکیک بخش‌ها و دسترسی‌ها را روی نرمافزار امتحان کنید. امکانات تفکیک آقایان و بانوان در هر نسخه را در صفحه مدالیون ببینید.
گام ۴: سانس، کلاس و مربی را برنامه‌ریزی کنید
باشگاههای بانوان معمولاً کلاس‌های گروهی بیشتری دارند: ایروبیک، پیلاتس، یوگا، تی‌آر‌ایکس و مانند آن. باشگاه دومنظوره هم برای هر بخش، کلاس‌های جدا دارد. این یعنی تعداد کلاس سریع بالا می‌رود.
- نسخه الیت یک کلاس، پایه پنج کلاس و پیشرفته و جامع کلاس نامحدود دارند. اگر فقط بخش بانوان چهار کلاس گروهی دارد و بخش آقایان دو کلاس، پنج کلاس نسخه پایه کم می‌آید.
- تعریف مربیان برای کلاسها در همه نسخه‌ها هست. مربی هر کلاس را ثبت کنید تا گزارش کلاس و مربی جدا دربیاید.
- برای سانس‌های مشترک یک سالن، جدول سانس را مکتوب کنید و روی دیوار ورودی بزنید. نرمافزار ورود را ثبت می‌کند، ولی جدول سانس باید برای همه روشن باشد.
گام ۵: ورود، تردد و حریم خصوصی را تنظیم کنید
ورود جایی است که تفکیک باید دیده شود. چند تصمیم را از قبل بگیرید:
ثبت تردد. همه نسخه‌ها هنگام ثبت تردد، تصویر و مشخصات عضو را روی صفحه پذیرش نمایش می‌دهند. در بخش بانوان، صفحه پذیرش را طوری قرار دهید که از راهرو یا ورودی دیده نشود.
اعلام صوتی. از نسخه پیشرفته، نام عضو و وضعیت ورود و خروج با صدا اعلام می‌شود. این امکان در ساعت شلوغ کار را سریع می‌کند، ولی اگر اعضای بخش بانوان ترجیح می‌دهند نامشان در فضای عمومی شنیده نشود، بلندی صدا و محل بلندگو را با این ترجیح هماهنگ کنید.
مانیتور دوم. نسخه جامع امکان نمایش تصویر و مشخصات ورزشکار روی مانیتور دوم را دارد. اگر ورودی بخش بانوان از بیرون دیده می‌شود، این مانیتور را فقط داخل فضای بخش نصب کنید.
گیت و ورودی جدا. اگر دو ورودی جدا دارید، تعداد دستگاه تردد مهم می‌شود: الیت و پایه به یک دستگاه و پیشرفته و جامع به دو دستگاه وصل می‌شوند. فرمان نرم‌افزاری گیت یا درب فقط در نسخه جامع است. جزئیات اجرای گیت در چک‌لیست کنترل گیت و ورود اعضا آمده است.
گام ۶: کمد، تخفیف و گزارش هر بخش
کمد رختکن. اختصاص کمد به‌صورت دوره‌ای یا شیفتی همراه با نمایش پر و خالی بودن کمدها از نسخه پیشرفته وجود دارد. اگر رختکن‌ها جداست، شماره‌گذاری کمدها را هم جدا کنید. نکات بیشتر در راهنمای مدیریت کمد رختکن آمده است.
تخفیف. تخفیف پارامتریک از نسخه پایه وجود دارد. اگر برای بخش بانوان تخفیف ویژه‌ای مثل تخفیف مادر و دختر یا تخفیف کلاس صبح دارید، آن را به‌صورت پارامتریک تعریف کنید تا پذیرش دستی حساب نکند.
گزارش جدا. گزارش مالی درآمد و هزینه از نسخه پایه و گزارش کیفیت تردد از نسخه پیشرفته آمده است. هر ماه درآمد، تعداد اعضای فعال و میانگین حضور هر بخش را جدا ببینید. با همین عددها می‌فهمید کدام سانس کم‌استفاده است و آیا جابه‌جایی ساعت سانس‌ها منطقی است.
این جدول، نیاز هر مدل باشگاه را به نسخه حداقلی وصل می‌کند:
| مدل باشگاه | نیاز اصلی | نسخه حداقلی پیشنهادی |
|---|---|---|
| فقط بانوان، کوچک، یک کلاس | ثبت‌نام، تردد، تمدید | الیت |
| سانس‌بندی‌شده در یک سالن | تفکیک آقایان و بانوان، گزارش مالی | پایه |
| دو بخش جدا با کمد و کلاس‌های متعدد | تفکیک دومنظوره، سطوح دسترسی، کمد | پیشرفته |
| دو بخش با گیت یا ورودی کنترل‌شده | فرمان گیت، مانیتور دوم | جامع |
اشتباهات رایج در باشگاههای دومنظوره
دو نرمافزار جدا برای دو بخش. بعضی مدیران برای اینکه تفکیک کامل باشد، هر بخش را با یک نرمافزار یا یک نسخه جدا اداره می‌کنند. نتیجه این است که گزارش کل مجموعه را باید دستی جمع بزنند و عضوی که مثلاً در هر دو بخش کلاس دارد، دو پرونده پیدا می‌کند. تفکیک باید داخل یک نرمافزار انجام شود، نه با دو نرمافزار.
یک کاربر برای همه پذیرش‌ها. وقتی پذیرش بانوان و آقایان با یک نام کاربری کار می‌کنند، تفکیک دسترسی عملاً از بین می‌رود. برای هر نفر کاربر جدا بسازید و دسترسی‌اش را به بخش خودش محدود کنید.
سانس‌بندی بدون کنترل ورود. اگر سانس‌ها فقط روی کاغذ جداست و نرمافزار ورود خارج از سانس را نشان نمی‌دهد، به‌زودی سانس‌ها با هم قاطی می‌شوند. جدول سانس را به پذیرش بدهید، قاعده ورود خارج از سانس را مکتوب کنید و در جلسه دمو بپرسید این قاعده در نرمافزار چطور اجرا می‌شود.
تخفیف‌های شفاهی. در باشگاههای بانوان، تخفیف‌های خانوادگی و دوستانه رایج است. اگر این تخفیف‌ها فقط شفاهی باشد، گزارش مالی دیگر درآمد واقعی را نشان نمی‌دهد. هر تخفیف را با قاعده و در نرمافزار ثبت کنید.
جمع‌بندی
نرمافزار باشگاه بانوان و آقایان باید سه چیز را جدا نگه دارد: پرونده اعضا، دسترسی کارکنان و گزارش هر بخش. مدل باشگاه‌تان را مشخص کنید، بعد ببینید به تفکیک ساده نسخه پایه کفایت می‌کند یا به تفکیک کامل دومنظوره و سطوح دسترسی نسخه پیشرفته نیاز دارید. اگر ورودی‌ها با گیت کنترل می‌شوند، نسخه جامع را بررسی کنید.
برای مقایسه کامل نسخه‌ها، مقایسه نسخه‌های مدالیون را ببینید. اگر میخواهید تفکیک بخش‌ها را روی داده نمونه ببینید، درخواست دمو بدهید یا با ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ تماس بگیرید.
منابع
- زومیت، راهنمای ثبت‌نام آنلاین بیمه ورزشی (مدارک لازم شامل رشته و باشگاه محل فعالیت): https://www.zoomit.ir/e-government-services/423575-sports-insurance-registration-guide/
- سامانه بیمه ورزشی فدراسیون پزشکی ورزشی: https://insurance.ifsm.ir/
سوالات پرتکرار درباره این موضوع
همین سناریوها را روی داده واقعی مجموعه خودتان در دمو ببینید
کارشناسان آی‌تی‌پردازسافت آماده‌اند تا سوالات شما را بررسی کنند و نسخه متناسب با الگوی کاری شما را نمایش دهند.
