محاسبه کارکرد ماهانه پرسنل شیفتی وقتی درست انجام میشود که سه لایه جدا از هم دیده شوند: تردد واقعی هر نفر، برنامه شیفتی که باید اجرا می‌کرد، و قاعده‌های قانونی و داخلی که این دو را به ساعت کار عادی، اضافه‌کار، نوبتکاری و جمعه‌کاری تبدیل می‌کنند. روایت زیر یک مثال فرضی است؛ داستان یک کارخانه سه‌نوبته که این سه لایه را از هم جدا کرد و پایان ماهش آرام شد.
- مشکل اصلی شرکت‌های شیفتی معمولاً ثبت تردد نیست؛ تفسیر تردد در برابر برنامه شیفت است.
- قانون کار برای کارگر نوبتی قواعد خاص خودش را دارد و فوقالعاده شب‌کاری ۳۵ درصد به کارگر نوبتی تعلق نمی‌گیرد.
- نسخه نرم‌افزار را با پیچیدگی الگوی شیفت انتخاب کنید.
- ماه اول را موازی با روش قبلی اجرا کنید تا اختلاف‌ها پیدا شوند.
مثال فرضی: کارخانه پیش از تغییر
کارخانه این روایت یک واحد بسته‌بندی مواد غذایی در حاشیه مشهد است با حدود ۱۲۰ نفر پرسنل. خط تولید در سه نوبت کار می‌کند: صبح از ۶ تا ۱۴، عصر از ۱۴ تا ۲۲ و شب از ۲۲ تا ۶. کارگران خط هر هفته نوبتشان عوض میشود. چند نگهبان با الگوی متفاوت کار می‌کنند و کارکنان اداری هم ساعت ثابت روزانه دارند.
دستگاه حضور و غیاب داشتند، اما خروجی آن فقط فهرستی از ورود و خروج‌ها بود. کارشناس اداری هر ماه این فهرست را به اکسل می‌برد و با برنامه شیفتی که سرپرست‌ها روی کاغذ می‌دادند تطبیق می‌داد. حاصل کار این‌ها بود:
- چهار تا پنج روز کار فشرده در پایان هر ماه فقط برای رسیدن به یک جدول کارکرد.
- اختلاف دائمی با کارگران سر اضافه‌کار، به‌خصوص برای کسانی که جای همکار غایبشان مانده بودند.
- شیفت شب که از نیمه‌شب می‌گذشت و ورود یک روز و خروج روز بعد، در اکسل مرتب جابه‌جا می‌شد.
- مرخصی‌ها در دفتری جدا ثبت می‌شدند و مانده مرخصی هر نفر فقط با جست‌وجوی دستی معلوم بود.
نقطه تصمیم: مسئله واقعی چه بود؟
مدیر اداری اول فکر می‌کرد دستگاه بهتری لازم دارند. اما وقتی مسئله را دقیق نوشتند، معلوم شد دستگاه کارش را درست انجام می‌دهد. مشکل در سه جای دیگر بود:
1. برنامه شیفت در هیچ سیستمی تعریف نشده بود. پس هیچ‌کس نمی‌توانست به‌طور خودکار بگوید تردد امروز فلان کارگر با شیفتی که باید می‌آمد، می‌خواند یا نه. 2. قاعده‌ها در ذهن یک نفر بود. این‌که از چند دقیقه تأخیر به بعد کسر کار حساب شود یا اضافه‌کار بدون مجوز پذیرفته شود یا نه، فقط کارشناس اداری می‌دانست. 3. قانون کار برای نوبت‌کارها درست اعمال نمی‌شد. در اکسل برای همه کسانی که شب کار کرده بودند یک درصد ثابت شب‌کاری حساب می‌شد.
مورد سوم مهم‌ترین کشف بود. طبق ماده ۵۵ قانون کار، کار نوبتی کاری است که در طول ماه گردش دارد و نوبت‌هایش در صبح یا عصر یا شب واقع میشود. ماده ۵۶ فوقالعاده نوبتکاری را تعیین می‌کند: ۱۰ درصد اگر نوبت‌ها در صبح و عصر باشد، ۱۵ درصد اگر در صبح و عصر و شب باشد و ۲۲٫۵ درصد اگر در صبح و شب یا عصر و شب باشد. ماده ۵۸ هم صریح می‌گوید ۳۵ درصد اضافه برای کار شب تنها به کارگران غیرنوبتی تعلق می‌گیرد. یعنی کارگر خط تولید این کارخانه که هر سه نوبت را می‌چرخید، باید ۱۵ درصد نوبتکاری می‌گرفت، نه شب‌کاری ۳۵ درصدی برای ساعت‌های شبش.
انتخاب نسخه و تعریف قاعده‌ها
در جلسه دمو، مدیر اداری سناریوهای واقعی را آورده بود: یک کارگر سه‌نوبته، یک نگهبان و یک کارمند اداری. نسخه‌های آیتایم با همین سناریوها سنجیده شدند:
- نسخه پایه محاسبه خودکار کارکرد، تعریف انواع گروه و قانون و شیفت، و گزارش تأخیر، تعجیل، اضافه‌کار، کسر کار، مرخصی و مأموریت را دارد.
- نسخه استاندارد بیش از دو شیفت در روز، شیفت ادامهدار، شیفت جایگزین، تعطیل‌کاری و جمعه‌کاری و شب‌کاری با درصد قابل تغییر، کاردکس مرخصی، کنترل اضافه‌کار مجاز و غیرمجاز و کار تحت شبکه را اضافه می‌کند.
- نسخه چرخشی شیفت نامنظم، شیفت ادامهدار طولانی، چندشعبهای، پیامک و اتصال به دستگاه‌های شرکت‌های دیگر را هم دارد.
الگوی خط تولید منظم بود، اما نگهبان‌ها شیفت‌های طولانی و نامنظم داشتند و کارخانه یک انبار جدا در محل دیگری هم داشت. ترکیب این سه، انتخاب را به نسخه چرخشی رساند. اتصال به دستگاه‌های دیگر هم کمک کرد دستگاه موجود کنار گذاشته نشود؛ البته سازگاری مدل دقیق دستگاه را باید پیش از خرید پرسید. برای مقایسه کامل، مطلب مقایسه نسخه‌های آیتایم را ببینید.
قدم بعد، تعریف قاعده‌ها بود. هر قاعده‌ای که قبلاً در ذهن کارشناس اداری بود، روی کاغذ آمد و به تأیید مدیر رسید: درصد نوبتکاری هر گروه، جمعه‌کاری برای نگهبان‌ها، سقف اضافه‌کار مجاز و این‌که اضافه‌کار بدون مجوز سرپرست حساب شود یا نه.
الگوی شیفت شرکت شما را روی نرم‌افزار ببینید. امکانات شیفت چرخشی، کاردکس مرخصی و کنترل اضافه‌کار در صفحه آیتایم آمده است.
ماه اول: موازی و پرسش‌برانگیز
ماه اول، کارکرد هم با اکسل و هم با نرم‌افزار محاسبه شد. اختلاف‌ها زیاد بودند و تقریباً همه مفید. چند نمونه:
- شیفت شب از نیمه‌شب می‌گذشت و در اکسل گاهی ورود و خروج به دو روز جدا نسبت داده شده بود. با تعریف شیفت ادامهدار، کل نوبت شب به یک روز کاری تعلق گرفت.
- جانشینی همکار در اکسل دستی اعمال می‌شد. با شیفت جایگزین، روزی که کارگری جای دیگری می‌ماند ثبت و مبنای محاسبه شد.
- اضافه‌کار بدون مجوز که قبلاً یا کامل پرداخت می‌شد یا کامل حذف، حالا جدا گزارش می‌شد و سرپرست تصمیم می‌گرفت.
- مانده مرخصی با کاردکس مرخصی برای هر نفر قابل دیدن شد.
سه ماه بعد: چه چیزی فرق کرد؟
در این مثال فرضی، پایان ماه از یک هفته کار فشرده به یکی دو روز بازبینی رسید. بازبینی هم بیشتر روی استثناها متمرکز بود: ترددهای ناقص، مأموریت‌ها و مرخصی‌های ثبت‌نشده. اختلاف با کارگران کم شد، چون هر کس می‌توانست گزارش کارکرد خودش را ببیند و بداند هر عدد از کجا آمده است. خروجی کارکرد هم مستقیم مبنای محاسبه حقوق قرار گرفت؛ آیتایم از نسخه پایه امکان ارتباط با نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد را دارد.
یک چیز هم تغییر نکرد: نرم‌افزار قاعده‌ها را اجرا می‌کند، اما تعیین آن‌ها کار مدیریت است. هر بار که سیاست اضافه‌کار یا الگوی شیفت عوض شد، باید در نرم‌افزار هم به‌روز می‌شد.
درس‌هایی برای شرکت شما
برنامه شیفت را تعریف کنید، نه فقط تردد را. بدون برنامه شیفت، هیچ نرم‌افزاری نمی‌تواند تأخیر و اضافه‌کار را درست بفهمد. نکات طراحی شیفت را در شیفت چرخشی و نگهبانی در حضور و غیاب بخوانید.
قاعده‌ها را مکتوب کنید. هر قاعده‌ای که فقط در ذهن یک نفر است، با رفتن او از بین می‌رود.
قانون نوبتکاری را دقیق بخوانید. تفاوت نوبت‌کار و غیرنوبت‌کار، و این‌که گردش نوبت‌ها باید در طول ماه باشد، روی درصدها اثر مستقیم دارد. طبق ماده ۵۷ هم در کار نوبتی ممکن است ساعات کار از ۸ ساعت در روز و ۴۴ ساعت در هفته بیشتر شود، به شرط آن‌که جمع آن در چهار هفته پیاپی از ۱۷۶ ساعت بیشتر نشود. ساعات مازاد بر حد قانونی مشمول اضافه‌کار با ۴۰ درصد اضافه بر مزد است.
جمعه‌کاری را جدا ببینید. نگهبانی که به‌طور مستمر جمعه‌ها کار می‌کند، طبق تبصره ۱ ماده ۶۲ قانون کار در مقابل استفاده نکردن از تعطیل جمعه ۴۰ درصد اضافه بر مزد دریافت می‌کند. این قاعده با فوقالعاده نوبتکاری فرق دارد و باید در نرم‌افزار به‌صورت قاعده‌ای جدا برای گروه نگهبانان تعریف شود؛ امکان تعریف جمعه‌کاری با درصد قابل تغییر از نسخه استاندارد آیتایم وجود دارد.
ماه اول را موازی اجرا کنید. اختلاف‌ها خطا نیستند؛ نقشه راه تنظیم درست سیستم‌اند.
جمع‌بندی
کارکرد ماهانه پرسنل شیفتی با دستگاه بهتر درست نمی‌شود؛ با تعریف برنامه شیفت، مکتوب کردن قاعده‌ها و اجرای درست قانون نوبتکاری درست میشود. نرم‌افزار مناسب این سه را کنار هم می‌گذارد و پایان ماه را از جمع زدن دستی به بازبینی استثناها تبدیل می‌کند. اگر الگوی شیفت شرکت شما پیچیده است، سناریوی واقعی‌تان را در یک دموی آیتایم امتحان کنید یا برای مشاوره انتخاب نسخه با ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ یا ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید.
منابع
- متن قانون کار جمهوری اسلامی ایران – وب‌سایت بازرسی وزارت ارتباطات
- دستورالعمل شماره ۲۲ روابط کار درباره نوبتکاری – اندیشکده روابط کار
سوالات پرتکرار درباره این موضوع
همین سناریوها را روی داده واقعی مجموعه خودتان در دمو ببینید
کارشناسان آی‌تی‌پردازسافت آماده‌اند تا سوالات شما را بررسی کنند و نسخه متناسب با الگوی کاری شما را نمایش دهند.
