طبق ماده ۶۴ قانون کار، مرخصی استحقاقی سالانه با حقوق، با احتساب چهار روز جمعه، جمعاً یک ماه است و برای سابقه کمتر از یک سال به نسبت محاسبه میشود. مرخصی ساعتی هم از همین سهمیه کم میشود و هیچ‌کس نمیتواند بیش از ۹ روز آن را به سال بعد ببرد. کاردکس مرخصی جایی است که این سه قاعده برای هر نفر به عدد تبدیل میشود.
- سهم سالانه: یک ماه با احتساب چهار جمعه؛ برای کارهای سخت و زیان‌آور پنج هفته.
- مرخصی کمتر از یک روز جزو مرخصی استحقاقی است.
- ذخیره بیش از ۹ روز مجاز نیست؛ مانده هنگام پایان قرارداد باید تسویه شود.
- کاردکس خوب برای هر نفر استحقاق، استفاده‌شده، مانده و تاریخچه مجوزها را نشان می‌دهد.
- مانده اول دوره را پیش از راه‌اندازی نرم‌افزار با کارمند تطبیق دهید.
گام ۱: انواع مرخصی سازمان را از هم جدا کنید
اولین خطای رایج این است که همه غیبت‌های موجه زیر یک عنوان ثبت می‌شوند. قانون کار چند نوع مرخصی با قواعد متفاوت دارد و کاردکس فقط وقتی درست است که از روز اول آن‌ها را جدا ثبت کنید:
| نوع مرخصی | قاعده کلیدی در قانون کار | از سهمیه سالانه کم میشود؟ |
|---|---|---|
| استحقاقی سالانه | ماده ۶۴: یک ماه با احتساب چهار جمعه؛ ماده ۶۵: پنج هفته برای کارهای سخت و زیان‌آور | بله |
| ساعتی (کمتر از یک روز) | ماده ۷۰: جزء مرخصی استحقاقی منظور میشود | بله |
| ازدواج دائم و فوت بستگان درجه یک | ماده ۷۳: سه روز با استفاده از مزد برای ازدواج دائم و فوت همسر، پدر، مادر یا فرزندان | خیر |
| استعلاجی | ماده ۷۴: با تأیید سازمان تأمین اجتماعی جزء سوابق کار محسوب میشود | خیر |
| بدون حقوق | ماده ۷۲: مدت و شرایط آن با توافق کتبی کارگر و کارفرما تعیین میشود | خیر |
| حج واجب | ماده ۶۷: یک نوبت در تمام مدت کار، یک ماه به‌عنوان مرخصی استحقاقی یا بدون حقوق | بسته به انتخاب |
این جدول را مبنای تعریف «انواع تردد» یا «انواع مرخصی» در نرم‌افزار حضور و غیاب قرار دهید. اگر نوعی را تعریف نکنید، اپراتور مجبور میشود آن را زیر نزدیک‌ترین عنوان ثبت کند و کاردکس از همان روز خطا پیدا می‌کند.
گام ۲: استحقاق سالانه هر نفر را حساب کنید
برای بیشتر کارکنان، استحقاق سالانه یک ماه است. چون چهار جمعه داخل این یک ماه حساب شده، در عمل ۲۶ روز کاری مرخصی می‌ماند. ماده ۶۴ تصریح می‌کند که سایر روزهای تعطیل جزو ایام مرخصی محسوب نمی‌شوند؛ یعنی اگر مرخصی کسی با تعطیل رسمی هم‌زمان شود، آن روز تعطیل نباید از سهمیه او کم شود.
دو حالت خاص را جدا تنظیم کنید:
- سابقه کمتر از یک سال. استحقاق به نسبت مدت کار محاسبه میشود. ساده‌ترین راه، تقسیم سهم سالانه بر دوازده و ضرب آن در ماه‌های کارکرد است؛ یعنی حدود دو و نیم روز برای هر ماه.
- کارهای سخت و زیان‌آور. طبق ماده ۶۵ مرخصی سالانه این گروه پنج هفته است و قانون توصیه می‌کند حتی‌الامکان در دو نوبت و در پایان هر شش ماه کار استفاده شود.
کارگران فصلی حالت سوم‌اند: طبق ماده ۶۸، میزان مرخصی استحقاقی آن‌ها بر حسب ماه‌های کارکرد تعیین میشود. اگر کارگاه شما در فصل برداشت یا اوج فروش نیروی موقت می‌گیرد، این گروه را از روز ورود با تاریخ شروع و پایان مشخص تعریف کنید تا مانده‌شان هنگام تسویه آماده باشد.
اگر در سازمان شما گروه‌هایی با استحقاق متفاوت وجود دارند، در نرم‌افزار برایشان گروه جدا بسازید تا مجبور نباشید برای هر نفر دستی عدد وارد کنید. امکان تعریف حد و سقف مرخصی برای افراد از نسخه استاندارد آیتایم به بالا وجود دارد.
گام ۳: مانده اول دوره را تطبیق دهید
روزی که نرم‌افزار جدید راه می‌افتد، هر کارمند یک مانده مرخصی از گذشته دارد. اگر این عدد را بدون تطبیق وارد کنید، هر اختلافی در ماه‌های بعد به گردن نرم‌افزار می‌افتد. پیشنهاد عملی:
- مانده هر نفر را از دفتر یا فایل قبلی استخراج کنید.
- فهرست را برای امضا یا تأیید به خود کارکنان بدهید و یک هفته مهلت اعتراض بگذارید.
- اختلاف‌ها را با مستندات حل کنید و بعد عدد نهایی را به‌عنوان مانده اول دوره وارد کنید.
- تاریخ شروع دوره را در همه پرونده‌ها یکسان بگذارید؛ مثلاً اول سال یا اول ماه راه‌اندازی.
این گام یک بار انجام میشود، اما اعتماد کارکنان به کاردکس را برای سال‌ها می‌سازد. فهرست کامل کارهای پیش از راه‌اندازی را در چک‌لیست راه‌اندازی حضور و غیاب آورده‌ایم.
کاردکس مرخصی را از دفتر دستی به گزارش لحظه‌ای ببرید. گزارش مانده و کاردکس مرخصی سالانه، سقف مرخصی و برگه مرخصی در صفحه آیتایم معرفی شده‌اند.
گام ۴: مسیر درخواست و مجوز را یکسان کنید
طبق ماده ۶۹، تاریخ استفاده از مرخصی با توافق کارگر و کارفرما تعیین میشود و در صورت اختلاف، نظر اداره کار محل لازم‌الاجراست. برای کارهای پیوسته و زنجیره‌ای که همیشه حداقلی از نیرو باید حاضر باشد، کارفرما مکلف است جدول زمانی مرخصی‌ها را از پیش تنظیم و پس از تأیید نمایندگان کارگران اعلام کند.
برای اینکه توافق قابل پیگیری باشد، هر مرخصی باید یک مسیر ثابت طی کند: درخواست، تأیید مدیر، ثبت در سیستم و صدور برگه. آیتایم از نسخه استاندارد امکان ارائه برگه مرخصی و حکم مأموریت در زمان صدور مجوز را دارد. با تعریف سطوح دسترسی هم می‌توانید مشخص کنید چه کسی مجوز ثبت می‌کند و چه کسی فقط گزارش می‌بیند.
یک نکته عملیاتی: مرخصی ثبت‌شده بعد از وقوع، مثلاً یک هفته بعد، بزرگ‌ترین منبع اختلاف است. مهلت ثبت را کوتاه نگه دارید و غیبت ثبت‌نشده را تا تعیین تکلیف غیبت نشان دهید، نه مرخصی.
گام ۵: مرخصی ساعتی را دقیق ثبت کنید
ماده ۷۰ مرخصی کمتر از یک روز را جزو مرخصی استحقاقی می‌داند. پس دو ساعت خروج برای کار بانکی باید از همان سهمیه سالانه کم شود. برای این کار باید روشن باشد هر روز مرخصی معادل چند ساعت است. این عدد را بر اساس ساعت کار روزانه موظف سازمان تعیین کنید و برای همه یکسان نگه دارید.
سه موقعیت را از قبل تکلیف‌دار کنید:
- مرخصی ساعتی در ابتدا یا انتهای شیفت. با تأخیر یا تعجیل اشتباه گرفته نشود.
- مرخصی ساعتی میانه روز. باید خروج و ورود دوباره ثبت شود.
- جمع شدن ساعت‌ها. وقتی ساعتهای مرخصی به اندازه یک روز رسید، در کاردکس معادل روز نمایش داده شود تا کارمند تصویر روشنی داشته باشد.
گام ۶: پایان سال و پایان قرارداد را مدیریت کنید
ماده ۶۶ صریح است: کارگر نمیتواند بیش از ۹ روز از مرخصی سالانه‌اش را ذخیره کند. پیش از پایان دوره، گزارش مانده را بگیرید و به کسانی که بیش از این مقدار مانده دارند فرصت برنامه‌ریزی بدهید؛ این کار هم از اختلاف جلوگیری می‌کند و هم برنامه نیرو را قابل پیش‌بینی می‌کند. نحوه تعیین تکلیف مانده بیش از سقف را با مشاور حقوقی سازمان روشن کنید.
هنگام پایان همکاری هم ماده ۷۱ تکلیف را روشن کرده است: در صورت فسخ یا خاتمه قرارداد، بازنشستگی، ازکارافتادگی کلی یا تعطیلی کارگاه، مطالبات مربوط به مرخصی استحقاقی کارگر به خود او و در صورت فوت به ورثه پرداخت میشود. کاردکسی که تاریخچه کامل دارد، این تسویه را از بحث به محاسبه تبدیل می‌کند.
کاردکس مرخصی خوب چه چیزهایی نشان می‌دهد؟
کاردکس فقط یک عدد مانده نیست. برای هر نفر باید این ستون‌ها را ببینید: استحقاق دوره، مانده منتقل‌شده از دوره قبل، مرخصی روزانه و ساعتی استفاده‌شده به تفکیک تاریخ، مرخصی‌های غیراستحقاقی مثل استعلاجی یا ازدواج که از سهمیه کم نشده‌اند، و مانده فعلی. در آیتایم، گزارش مانده مرخصی و کاردکس مرخصی سالانه از نسخه استاندارد به بالا وجود دارد؛ نسخه پایه محاسبه و گزارش مرخصی را دارد، اما کاردکس سالانه و سقف‌گذاری از استاندارد شروع میشود. برای تفاوت دقیق نسخه‌ها، مقایسه نسخه‌های آیتایم را ببینید.
جمع‌بندی
قانون کار درباره مرخصی روشن است: یک ماه در سال با احتساب جمعه‌ها، کسر مرخصی ساعتی از همان سهمیه و سقف ذخیره ۹ روز. سختی کار در اجرای روزانه است: انواع مرخصی را جدا کنید، مانده اول دوره را تطبیق دهید و مسیر مجوز را یکسان کنید. اگر می‌خواهید ببینید کاردکس مرخصی روی داده پرسنل شما چه شکلی دارد، برای دمو آیتایم وقت بگیرید یا با ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ و ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید. برای پرونده‌های خاص، نظر مشاور حقوقی را بگیرید.
منابع
- قانون کار جمهوری اسلامی ایران، مواد ۶۴ تا ۷۴، پایگاه هیئت بازرسی وزارت ارتباطات: http://bazresi.ict.gov.ir/fa/laws/l7-%d9%82%d8%a7%d9%86%d9%88%d9%86-%da%a9%d8%a7%d8%b1
- قانون کار، سامانه قوانین شهرداری تهران: https://laws.tehran.ir/Law/MainLawView/154
سوالات پرتکرار درباره این موضوع
همین سناریوها را روی داده واقعی مجموعه خودتان در دمو ببینید
کارشناسان آی‌تی‌پردازسافت آماده‌اند تا سوالات شما را بررسی کنند و نسخه متناسب با الگوی کاری شما را نمایش دهند.
