مدیریت چک در فروشگاه یعنی هر چک دریافتی و پرداختی با شماره، مبلغ، تاریخ سررسید، طرف حساب و وضعیتش (در جریان، وصول‌شده، برگشتی یا خرج‌شده) جایی ثبت شود که پیش از سررسید به شما هشدار بدهد. اگر این کار در دفترچه یا حافظه انجام شود، دیر یا زود یک چک پرداختی بی‌موجودی می‌ماند یا یک چک دریافتی فراموش می‌شود. در ادامه مسیر منظم کردن چک و دریافت و پرداخت را گام‌به‌گام می‌بینید.
- چک صیادی بدون ثبت در سامانه صیاد، از حمایت‌های قانون چک برخوردار نیست؛ پیش از تحویل گرفتن چک، ثبت آن را کنترل کنید.
- هر چک را با طرف حساب، سررسید، بانک و وضعیت ثبت کنید، نه فقط با مبلغ.
- رأس‌گیری چک‌ها به شما می‌گوید وصول کل چکهای یک مشتری به‌طور میانگین چه روزی است.
- برای چکهای پرداختی، هفتگی پیش‌بینی نقدینگی داشته باشید.
- هر روز صندوق، کارت‌خوان و حساب بانک را جدا تطبیق دهید.
گام ۱: پیش از تحویل گرفتن چک، ثبت صیادی را کنترل کنید
قانون چک در سال‌های اخیر تغییر کرده و این تغییر مستقیم به فروشگاه‌هایی مربوط است که چک می‌گیرند. طبق تبصره اصلاحی ماده ۲۱ مکرر قانون صدور چک، روی برگه چک‌هایی که از دسته‌چک‌های ارائه‌شده پس از پایان اسفند ۱۳۹۹ صادر می‌شوند، عبارت «صدور و پشت‌نویسی چک بدون درج در سامانه صیاد فاقد اعتبار است» درج می‌شود. هیئت عمومی دیوان عالی کشور در رأی وحدت رویه شماره ۸۷۰ مورخ ۲۲ مهر ۱۴۰۴ تصریح کرده است اگر دارنده چنین چکی را بدون ثبت در سامانه بپذیرد، به ضرر خود اقدام کرده، از مزایای قانونی چک محروم می‌شود و دعوای الزام صادرکننده به ثبت چک در سامانه نیز قابل رسیدگی نیست.
نتیجه عملی برای فروشگاه:
1. چک را فقط وقتی تحویل بگیرید که صادرکننده آن را به نام شما در سامانه صیاد ثبت کرده باشد. 2. اطلاعات را در سامانه ببینید و تأیید کنید. این کار از طریق اینترنت‌بانک یا برنامک بانک‌ها انجام می‌شود. مبلغ، تاریخ و نام ذینفع باید با برگه چک یکی باشد. 3. اگر چک را به تأمین‌کننده خرج می‌کنید، انتقال آن را هم در سامانه انجام دهید؛ پشت‌نویسی ساده کافی نیست. 4. وضعیت اعتباری صادرکننده را اگر مبلغ بالاست، پیش از قبول چک از طریق بانک یا ابزارهای رسمی استعلام کنید.
این توضیح آموزشی است؛ برای پرونده‌های حقوقی خاص با وکیل مشورت کنید.
گام ۲: برای هر چک یک کارت کامل بسازید
بعد از اینکه چک را گرفتید، باید در نرم‌افزار حسابداری با اطلاعات کامل ثبت شود. حداقل اطلاعات هر چک:
| فیلد | چرا مهم است |
|---|---|
| طرف حساب | تا معلوم باشد این چک بابت حساب کدام مشتری یا تأمین‌کننده است |
| شماره صیادی و سریال | برای پیگیری در بانک و سامانه صیاد |
| بانک و شعبه | برای خواباندن به حساب و پیگیری برگشت |
| مبلغ | مبنای مانده حساب طرف |
| تاریخ سررسید | مبنای هشدار و پیش‌بینی نقدینگی |
| وضعیت | در جریان، واگذارشده به بانک، وصول‌شده، برگشتی، خرج‌شده |
در ثمین، ثبت دریافت و پرداخت نقد و چک از نسخه الیت وجود دارد. از نسخه پایه، تعریف بانک و دسته‌چک و نمایش معین اشخاص همراه با ریز کالاها و چک‌ها اضافه می‌شود؛ یعنی وقتی حساب یک مشتری را باز می‌کنید، می‌بینید کدام فاکتور با کدام چک تسویه شده است.
گام ۳: هشدار سررسید و رأس‌گیری را فعال کنید
بیشترین ضرر چک‌ها از فراموشی است: چک دریافتی که به موقع به بانک داده نشده یا چک پرداختی که موجودی حسابش آماده نبوده است. دو ابزار این مشکل را حل می‌کنند:
- هشدار سررسید. در ثمین از نسخه پایه، چکهای سررسیدشده هنگام ورود به برنامه هشدار داده می‌شوند؛ یعنی هر صبح که سیستم را باز می‌کنید، فهرست کارهای امروز جلوی چشمتان است.
- رأس‌گیری. وقتی مشتری عمده چند چک با تاریخ‌های مختلف می‌دهد، رأس‌گیری میانگین موزون سررسید آن‌ها را محاسبه می‌کند. فرض کنید مشتری یک چک ده‌میلیونی یک‌ماهه و یک چک بیست‌میلیونی سه‌ماهه داده است؛ رأس این دو چک حدوداً دو ماه و ده روز است. با این عدد می‌توانید شرایط فروش مدت‌دار را منصفانه‌تر تعیین کنید. رأس‌گیری چک‌ها از نسخه پایه ثمین آمده است.
مدیریت چک را در ثمین ببینید: ثبت چک، هشدار سررسید، رأس‌گیری و چاپ چک را در صفحه ثمین مرور کنید و در جلسه دمو با چکهای واقعی خودتان امتحان کنید.
گام ۴: چکهای پرداختی و نقدینگی را برنامه‌ریزی کنید
فروشگاهی که از پخش‌کننده‌ها جنس مدت‌دار می‌خرد، معمولاً هر هفته چند چک پرداختی دارد. سه عادت ساده این بخش را امن می‌کند:
1. پیش‌بینی هفتگی. هر شنبه فهرست چکهای پرداختی هفته را با موجودی حساب و چکهای دریافتی همان بازه مقایسه کنید. 2. چاپ چک از نرم‌افزار. دست‌نویسی مبلغ به حروف خطاپذیر است. در ثمین طراحی فرم چک برای بانک‌های مختلف و چاپ آن از نسخه استاندارد آمده است. البته ثبت چک در سامانه صیاد همچنان باید از طریق بانک انجام شود. 3. چک امانی را جدا نگه دارید. چکی که به‌عنوان ضمانت گرفته یا داده‌اید، نباید با چکهای پرداختی قاطی شود. ثبت چک امانی از نسخه پایه ثمین وجود دارد.
در نسخه استاندارد، «عملیات پیشرفته روی چک» هم در جدول امکانات ثمین آمده است. اگر چکهای زیادی خرج می‌کنید یا برگشت می‌خورد، در دمو دقیقاً بپرسید چه عملیاتی مثل خرج کردن چک دریافتی یا ثبت برگشتی پشتیبانی می‌شود.
گام ۵: دریافت‌های نقد و کارت را روزانه تطبیق دهید
چک فقط یک بخش از دریافت و پرداخت است. در بیشتر فروشگاه‌ها سهم اصلی را نقد و کارت‌خوان دارند و اختلاف‌ها معمولاً همین‌جا پنهان می‌ماند. رویه پیشنهادی پایان روز:
- جمع فروش نقد را با پول داخل صندوق مقایسه کنید.
- جمع فروش کارتی را با گزارش تراکنش کارت‌خوان تطبیق دهید. اتصال کارت‌خوان به نرم‌افزار خطای تایپ مبلغ را کم می‌کند؛ در ثمین یک پوز بانکی از نسخه پایه و دو پوز در نسخه جامع قابل تعریف است.
- فروش نسیه را به حساب مشتری ببرید، نه به یادداشت کنار صندوق.
- اختلاف‌ها را با نام صندوق‌دار و توضیح ثبت کنید.
اگر فروش مدت‌دار یا قسطی دارید، ثبت سررسید و مهلت پرداخت برای فاکتورها و گزارش وضعیت پرداخت با هشدار فاکتورهای معوق از نسخه استاندارد ثمین آمده است. برای فروش اقساطی هم افزونه مدیریت اقساط برای نسخه‌های پایه به بالا در لیست افزونه‌ها وجود دارد.
وقتی چک برگشت می‌خورد
برگشت خوردن چک دریافتی سه اثر هم‌زمان دارد و هر سه باید ثبت شوند: مانده حساب مشتری دوباره بدهکار می‌شود، پیش‌بینی نقدینگی شما به هم می‌خورد و اگر همان چک را به تأمین‌کننده خرج کرده بودید، او هم به سراغ شما می‌آید. بنابراین وضعیت چک را در نرم‌افزار همان روز به «برگشتی» تغییر دهید، از فروش نسیه بیشتر به همان مشتری تا روشن شدن وضعیت خودداری کنید و برای پیگیری حقوقی، مدارک برگشت را از بانک بگیرید و نگه دارید. فروشگاهی که این مسیر را مکتوب کرده باشد، در روز برگشت چک به جای سردرگمی، فقط یک فهرست کار را دنبال می‌کند.
گام ۶: ماهانه مغایرت‌گیری کنید
در پایان هر ماه، صورت‌حساب بانک را با دریافت‌ها و پرداخت‌های ثبت‌شده مقایسه کنید. هر ردیفی که در بانک هست و در نرم‌افزار نیست (یا برعکس) یک پرسش است: کارمزد بانکی، واریز مستقیم مشتری، یا چکی که برگشت خورده و ثبت نشده. فروشگاه‌های بزرگ‌تر که حسابدار جدا دارند، معمولاً به ابزار مغایرت‌گیری دقیق‌تری نیاز دارند؛ امکان مغایرت‌گیری بین سند حسابداری و برگه‌های ثبتی هر سیستم در نسخه جامع ثمین آمده است.
یک نکته عملی: مغایرت‌گیری وقتی سریع است که از روز اول هر دریافت با شرح روشن ثبت شده باشد. «واریزی» به‌تنهایی شرح خوبی نیست؛ «واریز کارت‌به‌کارت مشتری X بابت فاکتور ۱۲۳» شرح خوبی است.
جمع‌بندی
مدیریت چک در فروشگاه از درِ مغازه شروع می‌شود، نه از نرم‌افزار: چکی که در سامانه صیاد ثبت نشده، از حمایت قانون چک بی‌بهره است. بعد از آن، کارت کامل هر چک، هشدار سررسید، رأس‌گیری، پیش‌بینی نقدینگی و تطبیق روزانه و ماهانه، جریان دریافت و پرداخت را قابل اعتماد می‌کند. برای اینکه بدانید کدام نسخه ثمین برای حجم چکهای شما مناسب است، مقایسه نسخه‌های ثمین را ببینید.
اگر می‌خواهید ثبت چک، هشدار سررسید و رأس‌گیری را با داده‌های فروشگاه خودتان امتحان کنید، از صفحه دمو وقت بگیرید یا با ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ یا ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید. اگر صنف شما خاص است، چک‌لیست انتخاب نرم‌افزار حسابداری صنفی را هم پیش از جلسه مرور کنید.
منابع
- رأی وحدت رویه شماره ۸۷۰ دیوان عالی کشور درباره چک ثبت‌نشده در سامانه صیاد (لالکس): https://lawlex.ir/vahdat/vahdat-870
- نظریه مشورتی درباره شرط ثبت چک در سامانه صیاد (داودآبادی): https://davoudabadi.ir/page/4765812
سوالات پرتکرار درباره این موضوع
همین سناریوها را روی داده واقعی مجموعه خودتان در دمو ببینید
کارشناسان آی‌تی‌پردازسافت آماده‌اند تا سوالات شما را بررسی کنند و نسخه متناسب با الگوی کاری شما را نمایش دهند.