کنترل ارباب‌رجوع یعنی هر کسی که وارد سازمان می‌شود با مشخصات و عکس ثبت شود، کارت بگیرد، میزبانش مراجعه را تأیید کند و هنگام خروج پرونده‌اش بسته شود. برگه ملاقات کاغذی این کار را فقط روی کاغذ انجام می‌دهد و بعد از چند روز عملاً قابل جست‌وجو نیست. این چک‌لیست کمک می‌کند جایگزین نرم‌افزاری را درست و بدون شلوغی در پذیرش راه بیندازید.
- قبل از خرید، سیاست مراجعه را بنویسید: چه کسی، با چه مدرکی، تا کجا و با تأیید چه کسی.
- در ورودی سه چیز ثبت شود: مشخصات، عکس و میزبان.
- تأیید میزبان در نرم‌افزار جای امضای پای برگه را می‌گیرد و قابل گزارش‌گیری است.
- کارت مهمان را حتماً هنگام خروج پس بگیرید و مراجعه‌های باز را روزانه بررسی کنید.
چرا برگه ملاقات کاغذی کافی نیست؟
در بیشتر ادارات و شرکت‌ها، مراجعه‌کننده در نگهبانی برگه‌ای می‌گیرد، میزبان امضایش می‌کند و برگه در خروج تحویل داده می‌شود. مشکل از روز بعد شروع می‌شود. بروشور سیستم ترافیک دقیقاً همین نقطه را توصیف می‌کند: برگه ملاقات بعد از مدتی دور انداخته می‌شود و دیگر هیچ اطلاعاتی از کسانی که وارد سازمان شده‌اند ثبت و نگهداری نمی‌شود.
حالا فرض کنید یک ماه بعد لازم شود بدانید چه کسی در یک بعدازظهر مشخص به واحد مالی رفته است. با برگه کاغذی جواب دادن تقریباً غیرممکن است. سیستم مدیریت مراجعان همین کار را ممکن می‌کند: ثبت استفاده از فضاها توسط افراد مشخص و مستند کردن محل حضور آن‌ها.
در سیستم کنترل ارباب‌رجوع ترافیک، روال این‌طور تعریف شده است: اپراتور یا نیروی حراست مشخصات و عکس مراجعه‌کننده را ثبت می‌کند و کارتی به او می‌دهد. وقتی مراجعه‌کننده نزد میزبان می‌رود، میزبان کارت او را در نرم‌افزار تأیید می‌کند. هنگام بازگشت و تحویل کارت، گردش کار مراجعه قابل مشاهده است. این اطلاعات تا هر زمان که سازمان بخواهد در سیستم می‌ماند و مدیران به‌صورت آنلاین به آن دسترسی دارند.
چک‌لیست ۱: پیش از راه‌اندازی، سیاست را روشن کنید
نرم‌افزار فقط سیاستی را اجرا می‌کند که شما تعریف کرده‌اید. اگر این بخش مبهم بماند، نگهبان در روز اول با ده سؤال بی‌جواب روبه‌رو می‌شود.
- چه کسانی «ارباب‌رجوع» حساب می‌شوند؟ مشتری، پیمانکار، پیک، بازدیدکننده، خانواده کارکنان.
- برای ورود چه مدرکی لازم است و آیا شماره آن ثبت می‌شود؟
- کدام بخش‌ها بدون همراه قابل مراجعه‌اند و کدام نه؟
- اگر میزبان در دسترس نبود، چه کسی جانشین تأییدکننده است؟
- مراجعه‌کننده‌ای که کارت را پس نداده چه پیگیری‌ای دارد؟
- اطلاعات مراجعان چه مدت نگهداری شود و چه کسی حق دیدن آن را دارد؟
پاسخ این پرسش‌ها را در یک صفحه بنویسید و به امضای مدیر حراست یا مدیر اداری برسانید. همین صفحه بعداً مبنای تعریف سطح دسترسی کاربران نرم‌افزار می‌شود.
چک‌لیست ۲: میز پذیرش و لحظه ورود
پذیرش نقطه‌ای است که اگر کند شود، کل طرح زیر سؤال می‌رود. هدف این است که ثبت یک مراجعه‌کننده تازه در حد یکی دو دقیقه انجام شود و مراجعه‌کننده تکراری سریع‌تر.
- کامپیوتر پذیرش جایی باشد که صف مراجعان راه ورودی را نبندد.
- دوربین یا وبکم برای عکس در ارتفاع صورت و با نور روبه‌رو نصب شود، نه پشت به پنجره.
- فرم ثبت فقط فیلدهای لازم را داشته باشد: نام، مدرک، علت مراجعه، میزبان.
- برای مراجعان پرتکرار مثل پیمانکاران، اطلاعات قبلی جست‌وجو و فقط تاریخ جدید ثبت شود.
- تعداد کافی کارت مهمان شماره‌دار آماده باشد و کارتهای خراب کنار گذاشته شوند.
- برای ساعت‌های شلوغ، یک نفر دوم به‌عنوان پشتیبان پذیرش تعریف شود.
یک نکته تجربی: اگر سازمان چند ورودی دارد، همه پذیرش‌ها باید روی یک پایگاه اطلاعات کار کنند. نرم‌افزار ترافیک تحت شبکه کار می‌کند و طبق بروشور حتی امکان اجرای اینترنتی دارد. این‌که در سازمان شما کدام چیدمان مناسب است را در جلسه مشاوره بپرسید.
چک‌لیست ۳: میزبان و تأیید مراجعه
تأیید میزبان قلب این روش است. بدون آن، سیستم فقط ورود و خروج را ثبت می‌کند و معلوم نیست مراجعه‌کننده واقعاً به کجا رفته است.
- برای هر کارمندی که مراجعه‌کننده می‌پذیرد، کاربر نرم‌افزار تعریف شود.
- به میزبانان در یک جلسه کوتاه نشان دهید تأیید کارت چگونه انجام می‌شود.
- اگر مراجعه‌کننده به چند واحد سر می‌زند، روال تأیید مرحله‌ای روشن باشد.
- مراجعه‌هایی که تا پایان روز تأیید نشده‌اند، در گزارش جداگانه بررسی شوند.
کنترل مراجعان و تردد خودرو را در یک نرم‌افزار ببینید. سیستم ترافیک علاوه بر پارکینگ و راهبند، بخش کنترل ارباب‌رجوع هم دارد. جزئیات را در صفحه ترافیک بخوانید.
چک‌لیست ۴: خروج و بستن پرونده
خیلی از سازمان‌ها ورود را جدی می‌گیرند و خروج را رها می‌کنند. نتیجه این است که گزارش «چه کسی الان داخل ساختمان است» هیچ‌وقت درست درنمی‌آید.
- کارت مهمان هنگام خروج حتماً پس گرفته شود و خروج در نرم‌افزار ثبت شود.
- نگهبان پیش از تحویل گرفتن کارت، گردش کار مراجعه را ببیند تا اگر تأیید میزبان نیامده، علتش روشن شود.
- در پایان شیفت، فهرست مراجعه‌های باز با کارتهای موجود در پذیرش تطبیق داده شود.
- کارتهای گمشده غیرفعال شوند تا دوباره قابل استفاده نباشند.
چک‌لیست ۵: گزارش، دسترسی و حریم خصوصی
اطلاعات مراجعان، به‌ویژه عکس و شماره مدرک، داده حساس است. همان‌قدر که ثبت آن مهم است، محافظت از آن هم مهم است.
- فقط افراد مشخص حق جست‌وجو در سوابق مراجعان را داشته باشند.
- نسخه پشتیبان اطلاعات به‌طور منظم گرفته شود و محل نگهداری آن مشخص باشد.
- گزارش‌های رایج از قبل تعریف شوند: مراجعان هر واحد، مراجعان یک بازه زمانی، مراجعه‌های طولانی.
- برای ارائه اطلاعات به مراجع بیرونی، روال مکتوب و مسئول مشخص وجود داشته باشد.
- به مراجعان در تابلوی پذیرش اطلاع داده شود که مشخصات و عکسشان ثبت می‌شود.
چک‌لیست ۶: وقتی خودرو هم وارد می‌شود
در بسیاری از سازمان‌ها مراجعه‌کننده با خودرو می‌آید. اگر پارکینگ داخلی دارید، کنترل ارباب‌رجوع بدون کنترل خودرو نیمه‌کاره است.
- مشخص کنید خودروی مهمان کجا پارک می‌کند و آیا ورود آن به تأیید نیاز دارد.
- مشخصات خودرو، مانند پلاک، نوع و نام راننده، در کنار مشخصات فرد ثبت شود؛ نرم‌افزار ترافیک ثبت این اطلاعات را پشتیبانی می‌کند.
- خودروهای غیرمجاز در لیست سیاه قرار گیرند تا هنگام ورود روی نرم‌افزار هشدار نمایش داده شود.
- اگر محدودیت ساعتی یا روزانه برای تردد لازم است، افزونه‌های کنترل دسترسی را بررسی کنید.
برای انتخاب روش شناسایی خودرو، مقایسه کارت، تگ و پلاک‌خوان را در مطلب پارکینگ هوشمند؛ از کارت تا پلاک‌خوان و نکات راهبند را در راهبند و کنترل تردد خودرو بخوانید.
نکته‌های اجرایی که معمولاً جا می‌افتند
یک هفته موازی کار کنید. در هفته اول، برگه کاغذی را کنار نرم‌افزار نگه دارید. این کار باعث می‌شود اگر نگهبان در ثبت اشتباه کرد، اطلاعات از دست نرود و هم‌زمان سرعت ثبت را بسنجید.
نگهبان را در طراحی فرم شریک کنید. کسی که هر روز در پذیرش می‌نشیند بهتر از هر کسی می‌داند کدام فیلد زائد است و کدام سؤال همیشه تکرار می‌شود.
پیمانکاران دائمی را جدا تعریف کنید. تکنسینی که هر هفته برای سرویس تأسیسات می‌آید با بازدیدکننده یک‌باره فرق دارد. اگر هر بار از صفر ثبت شود، هم وقت پذیرش هدر می‌رود و هم سوابق او پراکنده می‌شود. یک گروه مشخص برای این افراد بسازید، مدارکشان را یک بار کامل ثبت کنید و در مراجعه‌های بعدی فقط تاریخ، علت و میزبان را تغییر دهید.
مسئول نهایی را مشخص کنید. در عمل معلوم نیست گزارش مراجعه‌های باز به عهده حراست است یا امور اداری. یک نفر را مالک فرایند معرفی کنید تا هم آموزش کاربران جدید و هم پیگیری خطاها به او برگردد.
گزارش ماهانه را واقعاً بخوانید. مراجعه‌های طولانی، مراجعان تکراری بدون قرار و کارت‌هایی که دیر برگشته‌اند، نشانه‌هایی‌اند که فقط در گزارش دیده می‌شوند.
جمع‌بندی
کنترل ارباب‌رجوع وقتی جواب می‌دهد که سیاست مراجعه روشن باشد، پذیرش سریع کار کند، میزبان مراجعه را تأیید کند و خروج هم مثل ورود جدی گرفته شود. نرم‌افزار ثبت، تأیید و گزارش را ممکن می‌کند، اما این چک‌لیست است که آن را به عادت روزانه سازمان تبدیل می‌کند. اگر می‌خواهید روال پذیرش سازمان خودتان را روی نرم‌افزار ببینید، یک دمو رزرو کنید یا برای مشاوره درباره تجهیزات با ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ یا ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید.
منابع
سوالات پرتکرار درباره این موضوع
همین سناریوها را روی داده واقعی مجموعه خودتان در دمو ببینید
کارشناسان آی‌تی‌پردازسافت آماده‌اند تا سوالات شما را بررسی کنند و نسخه متناسب با الگوی کاری شما را نمایش دهند.
